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Linchpin Events - User Guide 2.0

Create meeting pages with ease and let users RSVP with one click.

See the documentation for your Release


On this page

Event hub - your go-to place for all things events

The event hub is your central place for creating, managing, and exploring events. To do so it offers a bunch of functionality:


Individual event filters


All users can use different options to filter down the event hub view in order to view the subset of events they are looking for. Filters provided include date fields, location and event category.


My events

In the 'My events' section you get an overview of all events that you are organizing (= that you created). Also you can use all the filters that you already know from the 'All events' view.


Tile and list view

You can switch from the default tile view in the event hub to the list view easily by clicking the button in the right corner. In the tile view each event is displayed with a teaser image, the list view is more compact and only shows the most important information for each event.



Create events in the hub

Events lassen sich unabhängig von einer Confluence-Seite direkt aus dem Event-Portal heraus erstellen und verwalten. Der Create-Event-Button befindet sich in der rechten oberen Ecke des Event-Portals.

Create an event

Ein seitenunabhängiges Event

Events lassen sich unabhängig von einer Confluence-Seite erstellen und verwalten, außerdem ist an vielen Stellen eine feingranulare Konfiguration möglich - so können etwa Veranstalter und Teilnehmerkreis pro Event individuell festgelegt werden.

Event-Details:


Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Event auch ein erstes Gesicht zu geben: Wenn Sie mögen, laden Sie ein Event-Bild hoch.

Beim Erstellen eines Events wir der Benutzer von einem Wizard begleitet. The Wizard will ask for all the event detail. Ein Event braucht einen Namen und ein Start- und Enddatum. Oder handelt es sich vielleicht um eine ganztägige Veranstaltung? Wählen Sie danach den Bereich aus, in dem Ihr Event veröffentlicht werden soll.

Additional to that users can upload a teaser image. So müssen Events nicht nur aus nüchternen Textinformationen bestehen, sondern Sie können Ihrem Event ein Gesicht geben. Nachdem der Bildausschnitt gewählt wurde, wird das Bild über den Klick auf "Apply" dem Event hinzugefügt.

Sicher möchten Sie den Interessierten auch mitteilen, wo Ihr Event stattfindet. Beschreiben Sie es, was gibt es zu erleben?



Event-Options:

Das sieht schon richtig gut aus! The Wizard will ask for more options.

Wählen Sie danach bitte die Event-Kategorie aus und verlinken Sie optional gern auch eine Event-Seite, auf der Interessierte weitere Informationen finden können.

Möchten Sie festlegen, wie viele Teilnehmer sich zu Ihrem Event anmelden können? Kein Problem, setzen Sie einfach in der entsprechenden Zeile ein Häkchen und wählen Sie die maximale Teilnehmerzahl aus.

Sie können auch selbst entscheiden, ob Sie die Teilnehmerzahl und/oder die Teilnehmerliste lieber für sich behalten oder veröffentlichen möchten, je nachdem setzen Sie bitte ein Häkchen.

Kann sich zu Ihrem Event jeder Interessierte anmelden? Dann setzen Sie bitte auch hier das entsprechende Häkchen.
Nun verraten Sie noch, dürfen die Teilnehmer nur sich selbst oder auch andere Interessierte zu Ihrem Event anmelden?

Pick the option and create the event by clicking "Save".

Event-Vorschau:

Alles, was Sie während Ihrer Event-Erstellung auf der linken Seite eingegeben und ausgewählt haben, hat Ihre Event-Vorschau auf der rechten Seite übernommen. Die Live-Preview-Anzeige schafft mehr Effizienz und bietet den Nutzern schon im Erstellungsdialog einer Veranstaltung die Möglichkeit, jede Auswirkung einer Eingabe direkt in der Vorschau anzusehen

Schauen Sie sich Ihre Vorschau noch einmal an, ist alles korrekt? Gefällt Ihnen Ihre Event-Darstellung?

 Additional Event Data and Options: 

Event Data / OptionDescription
Event title

If filled within the blueprint wizard, this will be the title of the event page.

If filled within the macro on an existing Confluence page, it will provide an additional title for this specific event, which is important if you place more than one event macro onto your page. If left blank, the page title will be considered the event title like in previous versions of this add-on.

Date

This is the date of your event in the format YYYY-MM-DD (e.g., 2015-03-31). Click inside the field to get a date picker (does not work in all browsers).

Leave blank to create an event that won't show up in a list of events. This is useful for creating a waiting list for another event you placed on the same page.

LocationThe location of your event. If you want to provide additional information about how to get there, or a map, you can put those onto the event page, outside of the macro.
Start date, start time and end time The date and time when your event starts and ends in the format HH:SS (e.g., 09:30 or 14:30).
We integrated an awesome timepicker to support and simplify the configuration here. 

End date

The date up to which your events lasts. This can differ from the start date.
CategoriesChoose one of the provided categories. These categories have to be defined by your systems administrator.
Max. number of participantsHow many users will be able to join your event? A blank field or 0 will lead to unlimited users.
Compact participant list /
Detailed participant list 

Choose the compact list to see only the first three participants and the rest will be shown after a click onto the "Show more" button or the number besides the participants.
Or select the detailed list to always display the full list participants with their respective VCards.

Hide participant listIf checked, users without editing permissions on this page won't see the participant list. If they sign in, they will see themselves, but nobody else. Users who have editing permissions on the page will still see all participants.
Hide number of participantsIf checked, users without editing permissions on this page won't see the number of participants. Users who have editing permissions on the page will still see the number.
Everybody is allowed to sign in/out everybodyIf selected, every user is allowed to sign in and out.
Users are only allowed to sign in/off themselvesIf selected, users without editing permissions on this page cannot add other participants. Instead they can send out an invitation email to other users, who can then sign in themselves. Users who have editing permissions on the page will still be able to add others.


View the event details

Die Pop-up-Ansicht für Events verringert "Störgeräusche": Ein Klick auf eine Veranstaltung öffnet ein fokussiertes Layover, in dem der Nutzer alle wichtigen Event-Informationen einsehen, sich und andere anmelden und zusätzlich die Teilnehmerliste aufrufen kann.

Signing in to events

Signing in yourself to an event: 

Simply click the "Sign me in" button and you will be added to the event. You will be listed as participant below the event details. If the creator of the event chose to hide the participant list, and you don't have editing permissions on this page, you will see only yourself as participant, even if there are others signed in.


Signing yourself off of events:

As soon as you are listed as participant, you can sign off again. To do that, click either on the button "Sign me off".

If the creator of an event permitted users to only sign in themselves, not others, this applies to signing off others as well. If you have edit permissions for the event page, you can always sign off others from the event.

Signing in and off others form events: 

Benutzer können andere Benutzer zu einem Event an- und abmelden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Option in den Einstellungen des Events zugelassen ist. Über den Klick auf "Manage Participants" öffnet sich ein Overlay in dem über den zweiten Reiter die Event-Teilnehmer bearbeitet werden können.

Um einen anderen Benutzer zu einem Event anzumelden klickt man auf das kleine + über der Teilnehmerliste. Es öffnet sich ein Suchfeld, in dem Benutzer über ihren Usernamen gesucht, gefunden und per Klick auf "add" hinzugefügt werden.

Um einen Benutzer von einem Event abzumelden hovert man über die Benutzernamen. Es erscheint jeweils ein kleines "x" am rechts Rand des Overlays. Durch den Klick das "x" wird der Benutzer vom Event angemeldet.

Delete an event

Das Löschen eines Events kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Option findet sich in der Auswahl rechts neben dem Event-Titel. Das endgültige Löschen eines Events muss in einem Pop-Up Dialog nochmal bestätigt werden.

Event Calendar 

Detailed Calendar View:

You have a dedicated "Events" button in your Confluence navigation to view all Events in your Confluence for wich you have viewing access.

Calendar macro:


Customize your calendar macro for your personal spaces or specific categories.


 

The Calender macro scales responsively with the page layout. A more compact view is used in the smallest section.

 

To show all created events in a nice calendar, simply put this event calendar macro on any Confluence page. By default it shows all events from all spaces. Users will only see events of spaces for which they have view permissions. Each event is automatically linked to its event page.

The macro comes with two options:

OptionDescription
From these spaces onlyEnter one or more spaces you want to show events from. You could use this to show all the events from a space on the respective space homepage.
CategoriesChoose the categories you want to filter the events for.


Compact Event List:


To show a list of upcoming events on a page or your dashboard, you can use the event list macro. By default it shows all future events from all spaces. Of course users will only see events from spaces for which they have view permissions. Each event is automatically linked to its event page.

The macro comes with two options:

OptionDescription
Event spaceEnter one or more spaces you want to show events from. You could use this to show all the events from a space on the respective space homepage.
Max. number of events to be shown

Enter a number to limit the list of events to a certain amount. This comes in handy especially if you have a lot of events in your Confluence.

CategoriesChoose the categories you want to filter the events for.

 

At this point there is no option to show past events in list form. But the event page will remain unchanged after the date of the event has passed.

(Warnung) Please note: Events that are created with the Easy Events RSVP Plugin in version 1.2 and lower will not be displayed by the Event List Macro.

Notifications

Linchpin Events automatically sends out various notifications:

You'll receive an email containing the event details and an .ics file

  • when you or someone else signs you in to an event
  • if an event you are a participant of is changed (e.g. new location, different time and date)
  • if you or another user signs you off from an event.

You'll receive a notification in your Confluence workbox if another user adds or removes you from an event.

In addition, you'll automatically watch the event page as soon as you are a participant, so you'll be notified of changes to the page by Confluence.

Import the event into your calendar

All emails containing event data and an .ics file will be interpreted as event notifications by common email readers like Google Mail or MS Outlook. They'll automatically add, change or remove an entry in your calendar application. 

You can also download the .ics file manually by clicking on the small calendar icon within the event details and import this into your calendar application.


Visit http://seibert.biz/easyevents for more info.

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